Artikel 1 Het Bestuur
1. Het bestuur is uiteraard gehouden aan hetgeen er in de statuten is vermeld en specifiek met betrekking tot dit onderwerp aan de art. 9 (BESTUURSFUNCTIES EN BESLUITVORMING VAN HET BESTUUR) en 10 (BESTUURSTAAK EN VERTEGENWOORDIGING) van de statuten. Individueel optreden of handelen geschiedt in beginsel met instemming van de voorzitter.
2. Het bestuur houdt tenminste één keer per jaar een algemene ledenvergadering of zo vaak als zij dit nodig acht. Wanneer nodig kan deze vergadering online gehouden worden. Daarnaast wordt gestreefd naar bijeenkomsten rondom onderwerpen van de vereniging als vervolg op de oprichtingsbijeenkomsten.
Er kan volgens een standaardagenda of prioriteitenlijst vergaderd worden, zodat niet voor elke vergadering een (schriftelijke) uitnodiging behoeft te worden verzonden. Voor de ledenvergadering wordt wel een uitnodiging verstuurd.
3. Het bestuur bespreekt de lopende onderwerpen geregeld met de voorzitters van de commissies streeft daarbij naar consensus. De leden worden hiervan op de hoogte gehouden middels email en nieuws op de website.
4. Besluitvorming in het bestuur gaat in beginsel uit van overleg, consensus en draagvlak, waarin men elkaar vindt, daarom is stemrecht ondergeschikt. Indien gestemd moet worden geldt de gewone meerderheid van stemmen en wordt de uitslag in de notulen vastgelegd. Is het bestuur niet voltallig dan kan het toch rechtsgeldige besluiten nemen mits de vergadering volgens de daarvoor geldende regels wordt gehouden en de resultaten worden gecommuniceerd met de leden van de vereniging.
5. Stemming over kandidaten voor het bestuur en in het algemeen over personen geschiedt in de ledenvergadering schriftelijk met ongetekende briefjes, of met handopsteken (online). Blanco en ongeldige stemmen worden als stemonthouding aangemerkt. Eventueel kan de voorzitter een commissie van stemopneming benoemen. Als bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen heeft verkregen wordt een tweede stemming gehouden tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd.
6. Bij het ontbreken van tegenkandidaten zijn de door het bestuur voorgestelde kandidaten gekozen.
7. In een tussentijds ontstane vacature in het bestuur of in de commissies wordt zo spoedig mogelijk door het bestuur voorzien. Het nieuwe bestuurslid kan tussentijds een functie in het bestuur uitoefenen doch de benoeming zal in de eerstvolgende algemene ledenvergadering moeten worden bekrachtigd.
8. Het bestuur is bevoegd om te laat ingekomen stukken alsnog in de agenda van de algemene ledenvergadering op te nemen.
9. In die gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur. Het bestuur is verplicht om de uit dien hoofde genomen besluiten tijdens de eerstvolgende algemene ledenvergadering ter goedkeuring voor te leggen.
Artikel 2 Dagelijks Bestuur
1. Het dagelijks bestuur bestaat conform de statuten tenminste uit 3 personen, met als werkmodel
– de voorzitter
– de penningmeester
– de secretaris
2. Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht.
3. Het dagelijks bestuur heeft tot taak:
– bewaken van bestuursbesluiten en toezien op de uitvoering ervan;
– behandeling van ingekomen stukken
– voorbereiding ledenvergadering
– initiatieven te stimuleren die passen in de visie van de vereniging.
Artikel 3 Voorzitter
1. De voorzitter draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle andere regelingen en bestuursbesluiten.
De voorzitter is de officiële woordvoerder van de vereniging.
De voorzitter leidt de vergaderingen en stelt daarin de vergaderorde vast, gehoord de aanwezigen. De voorzitter heeft het recht de beraadslagingen te doen eindigen, doch is verplicht deze weer te doen hervatten indien tenminste tweederde van de aanwezige leden de wens daartoe kenbaar maken.
2. In geval van ontstentenis van de voorzitter, wordt deze door een lid van het dagelijks bestuur vervangen.
Artikel 4 Secretaris
1. De secretaris of de plaatsvervanger verzorgt alle voorkomende algemene administratie en correspondentie, meldt de ledenmutaties aan de penningmeester en notuleert de vergaderingen van het bestuur. De notulant van de ledenvergaderingen wordt per vergadering geregeld.
De uitgaande stukken worden door de secretaris, namens het bestuur, ondertekend. Deze is verplicht van alle uitgaande stukken afschriften te houden.
2. De secretaris brengt op de algemene vergadering schriftelijk verslag uit van zijn werkzaamheden over het afgelopen verenigingsjaar.
3. Het verenigingsarchief wordt door de secretaris ordentelijk bewaard.
4. De secretaris is verplicht de leden tenminste 1 week voor aanvang schriftelijk / per email voor de algemene ledenvergadering uit te nodigen.
Artikel 5 Penningmeester
1. De penningmeester beheert alle gelden van de vereniging. Draagt zorg voor de inning van de contributies, donaties, subsidies enz. Verricht de betalingen namens de vereniging, echter met dien verstande, dat voor betalingen welke een bedrag van duizend euro te boven gaan, autorisatie door de voorzitter nodig is.
2. De penningmeester houdt aantekening van alle ontvangsten en uitgaven en wel zodanig dat daaruit te allen tijde de financiële positie van de vereniging kan worden afgeleid.
Hij houdt voorts niet meer kasgeld onder zijn beheer, dan voor normaal gebruik nodig is. Niet voor direct gebruik benodigde gelden worden door op een spaarrekening bij een plaatselijke bank gezet.
3. De penningmeester sluit de boeken van de vereniging jaarlijks op 31 december af en brengt verslag uit over het afgelopen boekjaar.
4. De penningmeester stelt jaarlijks een begroting op voor het komende verenigingsjaar en legt dit ter goedkeuring voor aan het bestuur.
5. De penningmeester is gehouden om aan de door de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie inzage te geven van de kas en alle op de financiële administratie betrekking hebbende stukken en bescheiden en deze commissie alle gevraagde inlichtingen te verstrekken. De ‘kascommissie’ zal haar bevindingen schriftelijk melden aan het bestuur.
6. De penningmeester is gehouden aan alle op het financiële beheer betrekking hebbende bescheiden te bewaren. Uitgaande stukken betreffende dit beheer worden door hem namens het bestuur ondertekend.
8. Aan de hand van de van de secretaris ontvangen ledenmutaties houdt de penningmeester een overzicht bij van het ledenbestand der vereniging alsmede het nakomen van de contributieverplichtingen.
9. Bijdragen lidmaatschap zijn: huishouden € 15.- per jaar.
11.Vergoedingen: Reiskosten:
Voor reiskosten buiten het werkgebied van het WOI ten behoeve van gesprekken voor de WOI wordt voor reizen per auto 0,19 ct per km vergoed. OV wordt op basis van werkelijk gemaakte kosten vergoed. Declaraties reiskosten indienen bij Penningmeester.
12.Vergoeding voor speciale taken:
Vergoeding voor taken per geval kan door de voorzitter besloten worden om daar een passende vergoeding voor beschikbaar te stellen. Dit geldt voor inspanningen die ruim uitgaan boven wat van een gemotiveerde vrijwilliger verwacht mag worden en die substantieel bijdragen aan het betrokken project.
Artikel 6 Kascommissie
1. Deze commissie bestaat uit minimaal twee leden. Jaarlijks is één lid aftredend en wordt diens plaats ingenomen door het plaatsvervangend lid. De leden mogen geen nauwe familie en/of zakelijke betrekking met de penningmeester hebben.
2. De commissie heeft tot taak eenmaal per jaar –na afloop van het boekjaar- de financiële administratie te controleren. Van de uitkomst van dit onderzoek brengt de commissie verslag uit aan het bestuur. Tevens adviseert de commissie aan het bestuur om de penningmeester voor zijn beheer al dan niet decharge te verlenen.
3. De commissie is bevoegd aan het bestuur en de algemene vergadering zonodig voorstellen tot verbetering te doen inzake het financieel beheer.
4. Jaarlijks is één lid van de commissie aftredend en niet terstond herkiesbaar.
Artikel 7 Dagelijks bestuur en de commissies
1. Het dagelijks bestuur is gemachtigd commissies in te stellen welke gericht zijn op de uitvoering van door het bestuur aan te wijzen deeltaken.
2. De commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur
3. Als principes voor de werkwijze gelden de volgende kernpunten:
a. De vereniging voelt zich verantwoordelijk voor alle belangen in Oud-Ittersum
b. Alle belangen in Oud-Ittersum worden gezamenlijk afgewogen om tot gedragen oplossingen te komen
c. Met behoud van eigen verantwoordelijkheid van alle deelnemers wordt gestreefd naar gezamenlijke oplossingen
d. De vereniging kiest als primaire werkwijze voor oplossingen het proces van overleg
e. Persoonlijke en/of zakelijke betrokkenheid is geen uitzondering en geen bezwaar
f. Alle deelnemers behouden eigen verantwoordelijkheid en zelfstandigheid, inclusief gebruikmaking van de democratische processen en rechten.
g. Er zal een transparante uitwisseling van visies zijn.
Artikel 8 Aftredingsrooster
– De dagelijks bestuursleden treden aan voor tenminste twee jaar en zijn onbeperkt herbenoembaar.
– Als bijlage bij het huishoudelijk reglement wordt een aftredingsrooster vastgesteld.
Artikel 9 Aansprakelijkheid
De vereniging is niet aansprakelijk voor diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen en/of persoonlijk letsel tijdens activiteiten van de vereniging, van welke aard ook.
Dit reglement is vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 14 december 2021.
In deze vergadering heeft de Algemene Ledenvergadering verklaard met de inhoud van het reglement in te stemmen.
WOI Bestuur aftredingsrooster- voorstel
Bijlage bij huishoudelijk reglement.
Het bestuur bestaat uit minimaal 3 leden, die voor minimaal 2 jaar aantreden.
Wanneer een bestuurslid aangeeft te willen terugtreden zal zo spoedig mogelijk een nieuw bestuurslid gezocht worden.
Het bestuur streeft naar continuïteit en daarom is het wenselijk dat er een rooster opgesteld wordt waarbij per jaar 1 bestuurslid kan aftreden.